Secrétaire des Services Techniques et de la Sécurité

• ACTIVITÉS PINCIPALES : 
  • Assurer l'accueil physique et téléphonique des services techniques et de la sécurité incendie.
  • Gérer les commandes administratives (saisie, suivi, contrôle et relances).
  • Organiser les réunions, visites, conférences, événements et commissions spécialisées.
  • Réaliser la prise de notes, la frappe et la mise en forme des documents.
  • Planifier les rendez-vous et gérer les agendas.
  • Produire et diffuser les documents (notes d'information, courriers, etc.) à la demande du responsable.
  • Traiter les courriers, dossiers et documents de votre domaine d'activité (enregistrement, tri, diffusion, archivage).
  • Gérer quotidiennement les boîtes mail des services techniques et de la sécurité incendie.
  • Assurer le suivi des échéances contractuelles des contrats de maintenance.
  • Élaborer et mettre à jour les tableaux de suivi des formations obligatoires et réglementaires des agents.
  • Participer à la numérisation des archives du service et garantir une organisation documentaire facilitant l'accès aux informations.
  • Mettre en forme les courriers et autres documents administratifs.
  • Participer aux réunions, rédiger les comptes rendus et assurer leur diffusion auprès des participants.

Liaison hiérarchique directe :

• Ascendante (N+1) : Directeur(rice) des Services Techniques et de la Sécurité

Liaisons fonctionnelles : 

• Personnels soignants, médico-techniques, techniques, administratifs et des services généraux

QUALITÉS & COMPÉTENCES REQUISES : 

Technique :

• Fonctionnement d'un établissement de santé
• Procédures administratives hospitalières
• Connaissances de base des marchés publics et de la commande publique appréciées
• Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion

Physique :

• Déplacements fréquents sur le site d’Auxerre
• Dynamique

Psychologique :

• Aptitude à prioriser et à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Esprit d’équipe
• Sens du service public
• Confidentialité

Organisationnelle :

• Sens de l'organisation
• Rigueur
• Autonomie
• Réactivité
• Qualités relationnelles

Savoir-faire :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
• Très bonnes qualités rédactionnelles
• Maîtrise des techniques de classement et d'archivage
• Capacité à organiser et prioriser les tâches
• Respect des délais
• Discrétion professionnelle